Como analisar resultados a partir do uso do timesheet no Operand

Que o timesheet é uma ferramenta excelente, todos sabem, mas ainda existe muita dificuldade em entender os resultados obtidos com o controle de horas. 

Existem dois motivos principais responsáveis que causam essa falta de entendimento:

1. Equipe que não adere ao uso da ferramenta;
2. Apontamento de horas feito de forma incompleta.

Bom, para a primeira situação, é preciso conversar muito e alinhar com o time o porquê da importância do apontamento de horas, seja pelo timer como de forma manual. Neste artigo, super completo, desenvolvido por nosso time de marketing, você pode entender as vantagens e compartilhar tudinho com a equipe. 

Se eles perceberem um propósito para esse uso, será mais fácil para criarem o hábito individual de forma com que faça parte da cultura da sua empresa. 

Agora, sobre a utilização do recurso em si, algumas dicas são valiosas: 

1. Se você pretende ter informações relacionadas ao custo de mão de obra de um colaborador, cliente ou projeto, é preciso cadastrar e manter o valor-hora de cada um dos seus colaboradores devidamente atualizados;
2. É impossível mensurar o índice de retrabalho sem o controle dessas demandas. Comece agora a separar horas investidas em trabalhos normais das horas em refação;
3. Caso o objetivo seja identificar tempo de execução para estimar melhor o tempo e prazo de entrega de determinados tipos de jobs ou tarefas, aprenda a padronizar essas atividades. O timesheet é, automaticamente, atrelado ao job, mas você pode padronizar a descrição do apontamento de horas, com a mesma descrição da tarefa, para identificar tempo investido em cada item do job;
4. Para a precificação de projetos é fundamental unir a padronização dos nomes dos projetos com o valor-hora dos colaboradores;
5. Se seu objetivo é identificar o retorno financeiro de um cliente ou projeto, para saber se é hora de reajustar o valor de um fee mensal ou, até mesmo, demitir esse cliente, além do valor-hora e do apontamento de horas feito da maneira correta, os demais valores devem estar devidamente registrados no financeiro. Isso inclui comissões em mídia, produções e custos externos nas propostas, por exemplo. 

Claro que as possibilidades de análise extrapolam essas cinco que citamos como exemplo, mas identificamos que essas são as maiores vantagens e também as maiores dificuldades ao analisar os resultados a partir do uso do timesheet.

Bora para a análise? 

Custo de mão de obra de um colaborador, cliente ou projeto

Existem dois relatórios para apresentar essas informações: o apontamentos por usuário, focado no colaborador, e o apontamentos por cliente, focado no cliente e seus projetos. 

São relatórios muito interessantes que, basicamente, te dizem quanto vale $$$ o tempo da sua equipe. Nos artigos da nossa central de ajuda (esses dos links acima), você poderá ter uma noção melhor de tudo o que é possível obter de informação a partir da análise dos dados. 

Índice de retrabalho

O relatório mais completo para essa análise, é o de timesheet. Se você perceber que um cliente pede muitas alterações, talvez seja a hora de estipular um limite e começar a cobrar pelas refações excedentes. O tempo da sua empresa vale $$$! 

Agora, se os retrabalhos estão concentrados em um determinado time ou colaborador, talvez exista alguma falha técnica ou de comunicação entre a equipe. Briefings com poucas informações é quase que um dos problemas principais para que a refação aconteça. 

Nos relatórios de apontamentos por cliente e por usuário, utilizando o filtro de retrabalho, você consegue identificar quanto está custando para a sua empresa trabalhar novamente em atividades que já poderiam ter sido finalizadas. 

Tempo de execução para estimar melhor o tempo e prazo de entrega

Se já virou costume perder o prazo de entrega dos jobs para um cliente, é certo que existe um problema de estimativa de tempo. Quando os prazos não são cumpridos, você queima o filme com o seu cliente, decepciona, há o risco real de cancelamento e ele pode ser um detrator da sua marca. Perigoso, né? 

Quanto tempo sua empresa leva para desenvolver um e-mail marketing? Você precisa saber disso para combinar com o seu cliente o prazo mais adequado. 

Pelo relatório de timesheet, filtre por jobs com esse título em específico, em determinado período. Observe o gráfico dinâmico de apontamentos por cliente e divida o total de horas pela quantidade de clientes. Você terá uma média de tempo e, aí sim, saberá quantas horas precisa dedicar na execução de determinadas atividades. 

Precificação de projetos

A sua empresa precisa valorizar o próprio trabalho e, saber cobrar do cliente o valor adequado, nem sempre é uma tarefa fácil. Uma boa ideia é fazer um levantamento dos últimos projetos executados e, a partir do tipo de cada um, obter uma média do custo da mão de obra. Ou seja, com essa análise você tem total condição de cobrar do seu cliente um valor que pague, pelo menos, o tempo que sua equipe investiu nas atividades. 

Pelo relatório de apontamentos por cliente, utilize a busca e informe o nome padronizado de um projeto, como gestão de redes sociais, por exemplo. Pegue o valor final das horas e divida pelo total de clientes. Dessa forma você saberá, em média, o custo da mão de obra para execução de um projeto desse tipo. 

Retorno financeiro de um cliente ou projeto

É importante que sua empresa, de maneira alguma, fique no prejuízo ao executar uma campanha ou projeto de um cliente. Muitas vezes, são tantas atividades, documentos e  negociações envolvidas, que você pode perder o controle e, em algum momento, estar pagando mais do que recebe. 

Por isso, o apontamento das horas + valor-hora dos colaboradores atualizado + documentos com negociações enviadas ao financeiro + receitas e despesas com status corretos são fundamentais para que você consiga identificar o retorno financeiro pelos relatórios de apontamentos por usuário e movimentação por cliente. 😊

Ufa! Esperamos que, com a ajuda dos exemplos e gifs acima, você consiga ter um controle melhor das horas da sua equipe e, mais importante, visualizar os resultados a partir dos relatórios, sempre com o objetivo de melhorar processos e levar sua empresa pra frente!