Como uma equipe financeira pode utilizar o timesheet

O timesheet é uma ferramenta usada para medir tempo e, o Operand, para gerenciar equipes criativas. Muitas empresas, utilizam o OP (para os mais íntimos) em sua totalidade e isso inclui o módulo financeiro. 

Aí você se pergunta: consigo medir o tempo que a minha equipe financeira investe em rotinas administrativas utilizando o Operand?

Nós te dizemos que: sim!

O módulo de jobs não é específico para controle de jobs de criação e pode ser utilizado para gerenciar todo tipo de atividade, inclusive as do financeiro. Vamos ver como fazer?

Defina o fluxo do financeiro

Antes de tudo é preciso definir como os jobs para a equipe financeira serão agrupados no módulo de jobs. Um status apenas é suficiente? Precisa de um fluxo? Essa estruturação deve ser feita por um usuário com permissão total em jobs e, nas configurações desse módulo, na opção status.

Crie um projeto e jobs para centralizar essas demandas

Hora de colocar a mão na massa! A próxima etapa, é criar um projeto para um cliente interno, que pode ser o nome da própria área como, por exemplo, “Rotinas Administrativas” para o cliente “Financeiro”.

Ao criar o primeiro job, nomeie ele de um jeito fácil de localizar. Sugerimos seguir o padrão “Rotinas Administrativas”. E, dentro do job, você pode incluir como tarefas todas as atividades que são fixas, como, por exemplo, gerar boleto, gerar notas fiscais, gerar relatório de cobrança.

Geralmente, as demandas financeiras se repetem todo mês, então é muito válido criar a repetição mensal desses jobs. O prazo do job pode ser sempre o último dia útil do mês, mas, definir essa data junto à equipe é ainda melhor. 

Até é possível definir prazos para as tarefas, entretanto, no caso do time financeiro, talvez seja melhor deixar sem essa informação. As tarefas serão o checklist e usadas como base na hora de vincular com o timesheet.

Gerencie os status dos jobs

O status de um job, logo quando ele é cadastrado, será sempre o primeiro conforme a ordenação definida na configuração de jobs. 

Assim que cadastrar os jobs para a equipe financeira, e realizar a repetição deles, utilize as ações em massa na pauta de jobs, ou dentro do projeto mesmo, para organizar a qual status cada job pertence.

Hora de usar o timesheet!

Quando o financeiro começar a trabalhar em uma tarefa, gerar boleto por exemplo, ele vai iniciar o timesheet ou apontar as horas manualmente. Quanto maior a precisão, melhor, então sugerimos o modo automático.

Ao parar o timesheet porque todos os boletos foram gerados, é só adicionar descrição e incluir o mesmo que estava na tarefa “boleto”, por exemplo.

Dessa forma, você saberá exatamente quanto tempo, em média, sua equipe financeira investe em atividades específicas. 

Analisando dados e transformando em informação

Time financeiro utilizando o timesheet, então chegou a hora de analisar como o tempo da equipe é investido.

No relatório de timesheet, basta utilizar o filtro na coluna cliente, buscando pelo financeiro, para visualizar as horas desse time. 

Com essas informações em mãos, é possível identificar a produtividade do time, quais atividades demandam mais tempo, se é necessário aumentar a equipe, se há algum gap… Enfim, decisões estratégicas podem ser tomadas com base nessas informações.