Como realizar a conciliação bancária no Operand?

Um dos maiores desafios da área financeira é, certamente, manter os registros do Operand de acordo com os valores existentes no extrato bancário. Com a conciliação bancária, é possível fazer com que o sistema seja um espelho do extrato da sua conta.

Realizando a conciliação bancária periodicamente, é possível ter total entendimento de como está a situação financeira da sua empresa, além de conseguir obter relatórios mais precisos.

Pontos importantes antes de iniciar a conciliação bancária

O primeiro passo é ter a conta bancária cadastrada no sistema com o saldo inicial atualizado, para que os saldos batam após a conciliação.

Além disso, também é importante adicionar ao sistema os lançamentos relacionados às movimentações financeiras da conta. Para que o sistema localize e relacione automaticamente o lançamento com a movimentação do extrato, a data de vencimento, o valor e a conta bancária precisam ser iguais ao que realmente aconteceu.

Mas fique tranquilo, caso o sistema não vincule as faturas, você poderá pesquisar e vincular manualmente, mesmo que estejam com essas informações diferentes. 

Como gerar o arquivo OFX?

No sistema do seu banco, verifique a disponibilização do extrato em um arquivo no formato OFX.

Nós orientamos que você sempre gere esse extrato até dois dias antes do dia que você estiver realizando a conciliação, pois nos finais de semana e por outros motivos, alguns bancos podem alterar as informações contidas no extrato ou elas podem demorar para serem processadas.

A frequência de conciliação é sua empresa que determina e deve ser com base no fluxo de movimentações financeiras: se é um fluxo alto, o ideal é que seja feita todo dia, mas se é um fluxo baixo, uma vez por semana pode ser suficiente. 

Como realizar a conciliação bancária?

Com o arquivo em mãos, vamos para a conciliação!

O processo funciona basicamente assim: você importa o extrato bancário no sistema e vincula cada transação da sua conta com o lançamento correspondente no Operand.

Com isso, o lançamento é quitado com o valor, conta e data correta e você garante que o controle no sistema esteja fiel à realidade da sua empresa. 

Como importar o arquivo no sistema?

Para iniciar a conciliação, é necessário importar o arquivo OFX no sistema.

Para isso, clique em Financeiro > Contas e, abaixo do saldo da conta que deseja conciliar, clique em Conciliação bancária. Após isso, clique em Importar extrato bancário (.OFX), realize upload do arquivo e confirme clicando em Importar.

Nem todos os bancos foram validados pelo Operand para a conciliação bancária, mas você pode tentar fazer a importação e, se algo der errado, entrar em contato com a gente para verificarmos.

Como conciliar os lançamentos quando o sistema vincula automaticamente?

Após importar o arquivo, do lado esquerdo serão listados todos os registros que constam no extrato bancário e, do lado direito, se tiverem lançamentos que correspondam a mesma data, conta e valor do registro, serão apresentados como sugestão para conciliar. 

Se estiver tudo certo, basta clicar em Conciliar. Essa ação enviará o registro para o final da tela, para que permaneçam no começo somente aqueles que ainda não foram conciliados.

Caso o lançamento esteja em aberto, ele será automaticamente quitado com a conciliação. 

Como localizar a fatura e conciliar manualmente?

Como dissemos anteriormente, pode acontecer de o sistema não localizar o lançamento pelo fato de alguns dados estarem diferentes dos dados do extrato, ou, também pode acontecer, de ele vincular a algum lançamento que tenha os dados parecidos, mas não seja correspondente ao lançamento que você deseja conciliar.

Se o lançamento sugerido não for o mesmo do registro no extrato, basta clicar na seta para baixo, ao lado de Conciliar > Desvincular.

Para localizar o lançamento manualmente, clique no ícone de + e depois em Localizar Fatura, utilize os filtros para fazer uma pesquisa e encontrar o lançamento no sistema. Quando encontrar o lançamento, basta selecioná-lo na lista e clicar em Confirmar.

Por padrão, a pesquisa busca lançamentos com 10% a mais ou a menos do valor que consta no extrato, dois dias a mais ou a menos da data em que foi realizado e que sejam da mesma conta bancária. 

Caso o lançamento tenha sido cadastrado com o valor incorreto, ao localizar a fatura e vincular ao registro, o sistema informará que há uma diferença no valor. Será necessário corrigir a diferença antes de fazer a conciliação. É possível adicionar uma nova fatura com o valor da diferença ou editar o valor do lançamento.

Sempre que a conciliação é feita, os lançamentos do sistema ficam com a mesma data, valores e conta do extrato. Ou seja, se por acaso você usou a pesquisa para localizar a fatura e o lançamento estava cadastrado em outra conta, ao conciliar, ele mudará automaticamente e será vinculado à conta da conciliação. 

Como vincular uma movimentação do extrato com mais de um lançamento?

Pode acontecer também de um registro no extrato corresponder a mais de um lançamento financeiro.

Nesse caso, clique no ícone de + e depois em Localizar Fatura, utilize os filtros para fazer uma pesquisa e encontrar os lançamentos no sistema. Após isso, basta selecionar esses lançamentos até chegar no valor que está no extrato e clicar em Confirmar.

Como adicionar um lançamento pela tela de conciliação?

Outra situação normal é você não encontrar o lançamento pelo simples fato de ele não ter sido cadastrado no Operand. Nesse caso, você pode adicionar uma receita, despesa ou transferência direto pela tela de conciliação.

Para isso, clique no ícone de + e depois em Despesa, Receita ou Transferência, preencha os campos e confirme clicando em Salvar.

O que fazer após conciliar todos os registros?

Quando todos os registros do extrato tiverem sido conciliados com lançamentos do Operand, você pode clicar em Encerrar lote > Sim.

Como desconciliar um lançamento financeiro?

Caso você precise desconciliar o lançamento de uma conciliação bancária que ainda está em andamento, role a tela até o final para listar os registros conciliados, clique na seta para baixo, ao lado de Conciliado > Desconciliar.

Essa ação enviará o registro para o início da tela e ele ficará disponível novamente para conciliação.

Caso você vá realizar novamente uma conciliação, por exemplo, e precise desconciliar um lançamento de um lote que já foi encerrado, basta fazer isso pela pauta de Lançamentos.

Para isso clique em Financeiro > Lançamentos > Menu de contexto (três pontinhos) ao lado do lançamento > Desconciliar > Sim, tenho certeza.

Dicas sobre a conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo que pode ser simples, mas se torna complexo sem um bom controle financeiro.

É essencial adicionar os lançamentos ao sistema com data, conta e valor corretos e gerar o arquivo em períodos diferentes e com uma frequência adequada ao fluxo de movimentações da sua empresa. Dessa forma, a conciliação bancária se torna uma parte simples e rotineira das suas atividades financeiras.

Para finalizar, algumas dicas:

• Se você importou um extrato já conciliado por engano, basta importar o arquivo correto que ele irá sobrescrever o anterior;
• Se ao importar o extrato no sistema aparecer uma mensagem informando que os dados estão divergentes, será necessário limpar os campos dos dados da conta para corrigir o erro;
• Caso lançamentos já conciliados apareçam novamente para conciliar, provavelmente é por conta daquela mudança nos registros do extrato que os bancos fazem. Você pode simplesmente ignorar e não realizar a conciliação, ou pode desconciliar os lançamentos, para que eles fiquem disponíveis e você consiga fazer o processo de conciliação novamente;
• No caso de estornos, você vai precisar cadastrar um lançamento financeiro relacionado a ele para conseguir fazer a conciliação e, no final, o saldo fechar com o seu extrato;
• Para aplicações e resgate em contas de investimento, cadastre uma conta à parte para acompanhar no sistema quanto sua empresa tem investido.