Que atire a primeira pedra a empresa que nunca precisou refazer um job, seja um ajuste de texto ou uma alteração completa por conta de uma mudança de escopo.
Todos os anos nós, da Operand, realizamos a Pesquisa Censo Agências e, os resultados relacionados ao retrabalho, são sempre alarmantes, porque 50% dos jobs, em média, sofrem algum tipo de alteração.
Para realizar ações com o objetivo de minimizar o tempo investido na famosa refação, é necessário controlar em quais jobs, com quais clientes, colaboradores ou etapa do processo, o retrabalho acontece mais. É preciso identificar onde está o gap para atuar, efetivamente, em cima disso.
Com o recurso timesheet (que a gente ama), além de realizar o controle de horas normais investidas, é possível também controlar as horas alocadas para o retrabalho.
Nós orientamos aliar o uso do timesheet com a tarefa: cadastramos a tarefa com a sigla RT1 relacionada a primeira alteração. Na segunda alteração, colocamos o RT2 e assim por diante. E, ao realizar o apontamento de horas, informamos a descrição conforme a tarefa que estava sendo executada. Dessa forma, é possível identificar quantas alterações já foram feitas naquele job. 😉
Quando você pára o timesheet no modo automático, ao salvá-lo, basta clicar em adicionar descrição e informar o que estava sendo feito naquele período (RT1 - Texto) e marcar a opção retrabalho.
Já quando você faz um apontamento manual, depois de informar a data e horas trabalhadas, basta adicionar a descrição para identificar com mais facilidade o que foi alterado (RT2 - Layout) e finalizar marcando a opção retrabalho.
Apontamentos referentes a retrabalho são identificados com a sigla RT e os apontamentos de horas normais, são identificados com a letra N.
Caso o apontamento já tenha sido realizado e seja necessário editar o tempo para retrabalho, basta acessar o job e, na aba timesheet, clicar em cima no N e fazer a troca para a sigla RT.
Somente o usuário que realizou o apontamento ou um usuário com permissão total ao módulo de jobs, consegue realizar essa alteração.
Com os apontamentos de horas sinalizados como retrabalho é hora de analisar!
Nos relatórios de timesheet, apontamentos por usuário e apontamentos por cliente basta usar o filtro para identificar quanto tempo a sua empresa investiu em retrabalho.
Na visão resumida do relatório timesheet existem dois gráficos para a visualização mais clara, e rápida, de quanto tempo foi investido em retrabalho (RT) e em horas normais (N). São os gráficos de apontamentos por usuário e apontamentos por RT.
Se, na visão detalhada, você filtrar por sim na coluna relacionada ao retrabalho, os gráficos podem ser ainda mais reveladores e te mostrar quais usuários e clientes são os top 10 quando o assunto é refação.
Com essas informações em mãos, é hora de pensar em ações para lidar e minimizar o índice de retrabalho na sua empresa.
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