O que é e como gerar um pedido de produção (PP) no Operand?

No Operand, uma produção serve para gerenciar negociações realizadas com fornecedores sobre a produção de materiais gráficos ou audiovisuais, por exemplo. O PP (Pedido de Produção) é o documento que formaliza esse contrato.

Para facilitar no momento de preencher o documento, é possível realizar pré-cadastros de briefings, status, condições de pagamento, observações ao cliente e observações ao fornecedor nas configurações do módulo de produção.

Também é possível realizar o cadastro de comissão, honorários e instrução de faturamento padrão por cliente. Assim, ao cadastrar uma produção para um cliente específico, esses campos já virão preenchidos automaticamente.

Como adicionar um documento de produção?

É possível adicionar o documento por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de Produção.

Para adicionar pelo módulo, clique em Produção > Adicionar, preencha os campos e clique em Salvar e editar para ser direcionado ao documento.

Como incluir itens, quantidades e fornecedores?

Os campos para a inserção das informações vão aparecendo aos poucos. O primeiro passo é adicionar os itens que serão produzidos e suas respectivas quantidades. 

Depois, em cada item, é necessário adicionar os fornecedores que irão orçar esses materiais. 

Como incluir o valor de comissão e honorários?

A comissão é uma parte do valor da produção que ficará com a sua empresa. Ela estará embutida no valor da produção e é possível informá-la como porcentagem ou valor.

Já os honorários são valores que sua empresa irá receber do cliente por realizar essa ponte entre o cliente e o fornecedor. Ele é acrescentado ao valor total do documento e pode ser informado como porcentagem ou valor.

Resumindo: a comissão faz parte do valor da produção e honorários são um valor à parte.

Essas duas informações podem ser incluídas em cada item, basta informar o valor ou a porcentagem nos seus respectivos campos. 

Como exportar a cotação?

O PP é separado em três etapas: cotação, estimativa de custo e o pedido de produção em si.

A cotação é o documento que será enviado aos fornecedores e sempre estará com os espaços do valor unitário e total em branco, pois são os fornecedores que irão informar esses valores.

É possível imprimir esse documento ou exportá-lo em formato PDF. Para isso, clique em Exportar, em “Gerar a:” confira se está selecionada a opção de cotação, personalize as informações que deseja que apareçam no documento e confirme clicando em Imprimir ou Gerar PDF.

Como exportar a estimativa de custo?

A estimativa de custo é o documento que será enviado ao cliente, já com os valores que os fornecedores informaram, para que ele escolha quem irá produzir o material.

Para isso, preencha os valores informados pelos fornecedores, clique em Exportar, em “Gerar a:” selecione a opção de estimativa de custo, personalize as informações que deseja que apareçam no documento e confirme clicando em Imprimir ou Gerar PDF.

Como incluir observações ao cliente, ao fornecedor e informações sobre a condição de pagamento?

Se for necessário passar alguma informação adicional, utilize os campos de Observações ao cliente, Observações ao fornecedor e Condições de pagamento. Basta digitar o texto ou buscar entre as informações pré-cadastradas.

Como aprovar e exportar o pedido de produção?

O pedido de produção é a formalização de que a peça criada será, enfim, produzida.

Ainda na aba de estimativa de custo, é preciso aprovar o item que o cliente escolheu, para então acessar a aba pedido de produção.

Após isso, clique em Exportar, escolha se deseja exportar o documento para o Fornecedor ou para o Cliente, desmarque as informações que não quer que apareçam no documento, clique em Imprimir ou Gerar PDF, selecione o fornecedor e confirme para exportar.

Se tiverem vários fornecedores, é preciso exportar o documento para um de cada vez.

Como definir o faturamento e enviar o documento para o financeiro?

Com todas as informações preenchidas e com a produção aprovada pelo cliente, é o momento de definir como será o faturamento e enviar o documento para o financeiro.

Primeiro indicamos que você altere o status do documento para manter a pauta organizada.

No campo Instruções de faturamento, selecione o tipo de faturamento correspondente à negociação realizada. Uma dica para garantir que selecionou a instrução correta é selecionar uma opção e visualizar na descrição ao lado se os lançamentos serão recebidos e pagos pelas pessoas certas.

Também é possível editar o faturamento para alterar a condição (se será à vista ou parcelado), a quantidade de parcelas, a data de vencimento, o valor e a forma de pagamento. Com as informações do faturamento corretas, basta clicar em Salvar e depois em Enviar para o financeiro > Confirmar. 

Quando tudo relacionado ao documento estiver resolvido, é o momento de concluí-lo.